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〝整理整頓〟で失敗を予防するちょっとした仕組み

〝整理整頓〟で失敗を予防するちょっとした仕組み

たかごん
どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

失敗を予防するちょっとした仕組みが160個もまとまっている書籍《ミスよけ大全》の〝時間・スケジュール管理〟のご紹介に続き内容を要約しながら私の経験や考えをふまえて紹介していきます。

おさらいで、《ミスよけ大全》は下記の11項目の内容に分けてを詳しく説明されています。

結構項目が多いので何回か分けて紹介していこうと思います。そこで、今回は『CHAPTER② 整理整頓』を紹介いたします。

CHAPTER② 整理整頓

「片づく仕組み」で散らからない、なくならない ◆

〝①時間・スケジュール管理〟では14個のヒントが紹介されていましたが、このチャプターでは、整理整頓する為のミスよけヒントが19もあります。これを要約してご紹介しますね。

今回のポイントは4に要約できます。

整理整頓の自分ルールを決めてミスよけ

これは私の持論ですが〝整理整頓〟というと綺麗を保つという事が重要です。その綺麗に保つ為に《自分ルール》を決める事から必要だと思います。私のルールは3つ『①机上は作業中以外フラット②なるべくまとめる③無駄なものは持たない』です。

こちらの《ミスよけ大全》の内容では、まず机上をフラットにして綺麗な状態を保つために、その状況を写メに撮り常に意識するようにしましょう。そして離席する時は机上はフラットにして机の引き出しはきちんと鍵をかけるようにします。

紙と電子化でミスよけ

以前より、ペーパーレスする様に各企業では様々な取り組みをしていると思いますが、やはりどうしても〝紙で保管しておかなければならない資料〟や〝進行しているプロジェクト資料〟などの紙での資料は存在します。

そこでお勧めする基本がまず、きちんと項目ごとにファイルに保管し、それぞれの項目はファイルの色で整理をしていきます。そのファイルは必ず片づけるクセをつけることを心がけましょう。例えば、机の上にファイルや資料を置いておく時は縦置きで管理するとすぐにそのファイルや資料が必要な時にすぐ出せます。

また、ビジネスにおいて重要なのは名刺領収書の管理をきちんとすることです。領収書は関連資料と整理する必要があると思いますのでここでは、蛇腹式ドキュメントスタンドをおススメします。

そして、名刺クラウド管理することをおススメします。ここでおススメするのは『Eight』です。この『Eight』はSNS機能があり相手とクラウド上で名刺交換出来たり、もし交換後に相手の名刺が更新されたらその情報と共に内容が更新されたことを知らせてくれます。基本の管理や登録はもちろん簡単です。

名刺でつながる、ビジネスのためのSNSEight」はこちら

持ち物管理でミスよけ

自分の持ち物を整理することも基本ですね!まずは持ち物はなるべく一つにまとめるようにしましょう!インナーバッグを使用することをおススメします。インナーバッグを使用することで忘れ物防止につながります。また、持ち物リストなどをスマホのメモなどにまとめておくことも良いとおもいます。

そして、貴重品にはもしもの時を考えて「紛失防止タグ」をつけておくことも良いようです。以前からこのタグの存在は知っていましたが、今回のこの《ミスよけ大全》を読んで調べてみましたが、比較的安価で手に入るんですね。しかも重量も軽くてBluetoothを利用しての管理なので便利かもしれません。

資料の棚卸してミスよけ

「POINT2 紙と電子化」で分けた資料などの管理ですが、1か月に一度は資料やデータの整理もしましょう。資料については日頃から〝残しておくもの〟と〝処分するもの〟を意識して整理しておいても良いかもしれません。これは、ぜひ、Googleカレンダーに月一回整理する様に設定しておきましょう。

以上。【CHAPTER② 整理整頓】をまとめてみました。簡単にすぐできる事なのでぜひ、チャレンジしてみてください。次は、【CHAPTER③ 手帳・メモ・ノート術】を紹介します。

「チャレンジある人生を!楽しくいこう!」たかごんでした。

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