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〝デジタル整理法〟で失敗を予防するちょっとした仕組み

〝デジタル整理法〟で失敗を予防するちょっとした仕組み

たかごん
どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

失敗を予防するちょっとした仕組みが160個もまとまっている書籍《ミスよけ大全》の〝手帳・メモ・ノート術〟のご紹介に続き、内容を要約しながら私の経験や考えをふまえて紹介しています。

おさらいで、《ミスよけ大全》は下記の11項目の内容に分けてを詳しく説明されています。

今回は『CHAPTER④ デジタル整理法』を紹介いたします。

CHAPTER④ デジタル整理法

増え続けるデータにどう対応するか

このチャプターでは、〝デジタル整理法〟に対するミスよけヒントを要約してご紹介しますね。

まずはセキュリティ管理でミスよけ

デジタル整理〟についてまず重要なのは〝高いセキュリティ意識〟です。〝個人情報漏洩〟や〝データ流失〟といった事件は世間一般でありますがこれは他人ごとではなくて、我々にも起こりうる事です。ほんとうそこで管理するといえば〝パスワード〟ですよね?〝パスワード〟は皆さん色々と考えて設定されていると思います。皆さんがどの様に設定されてるか興味があります。やはり自分だけがわかるルールに沿った〝パスワード設定〟が良いみたいです。

データ管理しっかりしてミスよけ

セキュリティを万全にしたら、データはなるべくオンラインで管理し、デスクトップにはファイルを置かないようにしましょう。そうすることでPC、タブレット、スマホのどれでもどこでもデータを見ることが出来ます。そして、ファイルは簡単にまとめて3階層以内に収め、ファイル名には〝日付〟を入れるようにして後から検索がしやすい環境作りを心がけましょう。

メール作成・送付でミスよけ

最後にメールについてです。メールは相手にわかりやすくする事が一番です。そこで「1回で1用件」で作成しましょう。そして、添付資料があるときはメール作成時にまず、最初に添付しましょう。そうすることで添付忘れが防げます。私は、『添付資料付ける文章を書く宛先を入力添付資料の内容を確認する宛先確認配信!!』という手順で作成しています。

また、メールはビジネス本で良く〝テンプレート〟を活用することが推奨されてます。《ミスよけ大全》にも記載されてますが、テンプレートは非常に良い事なんですが流用する時は〝名前〟や〝日付〟を変更することを忘れないように気を付けてください。結構、これでミスをすると地味に信頼を失ったりします。。。。。

そして、『重要なメール』については〝開封確認〟をつけるようにしましょう。そうすることによって相手が開封したことがわかり、もし返信が無くてもひとまず安心できますし、相手との行き違いがなくなります。

以上。【CHAPTER④デジタル整理法】をまとめてみました。まずはセキュリティ管理、そして相手への配慮を心がける為にすぐできる事なのでぜひ、チャレンジしてみてください。次は、【CHAPTER⑤タスク管理】を紹介します。

「チャレンジある人生を!楽しくいこう!」たかごんでした。

〝デジタル整理法〟で失敗を予防するちょっとした仕組み