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〝ミスを予防する仕組みの作り方〟で失敗を事前に回避

〝ミスを予防する仕組みの作り方〟で失敗を事前に回避

たかごん
どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

失敗を予防するちょっとした仕組みが160個もまとまっている書籍《ミスよけ大全》の内容を要約しながら私の経験や考えをふまえて紹介しています。

ミスよけ大全》では下記の11項目の内容に分けてを詳しく説明されています。

今回は『CHAPTER ミスを予防する仕組みの作り方』を紹介いたします。

CHAPTER⑪ ミスを予防する仕組みの作り方

◆「気をつけます!」以外にやっておくこと◆

今までは個人的な面から【ミスよけ】を紹介してきましたが、このチャプターではチームでの『ミスよけ仕組み』について紹介していきます。これはどちらかというと管理職の方目線で書かれています。

『仕組み』は5つあります。

  1. 「ヒヤリ・ハット」を記録する
  2. ミスをしたことを叱らない
  3. 原因を一緒に考える
  4. 「複数の視点」から検証する
  5. 「信用維持」を最優先する

①「ヒヤリ・ハット」を記録する

「ハインリッヒの法則」ってご存知ですか?

《1件の重大事故のかげには29件の軽度事故、そして300件の異常が存在する》

という、研究者ハーバード・ウィリアム・ハインリッヒ博士が提唱した一つの重大事故の裏にはたくさんの「ヒヤリ・ハット」が潜んでいるという事です。

まずは、ミスが再び起きるのを防ぐために最初に取り組むことは「ヒヤリ・ハット」の事例を記録することです。

そして、ここで大切なのは「ヒヤリ・ハット」で終わらさず、その情報を共有することです。共有・公開してチーム全体で情報を共有し重大事故や災害発生を未然に防ぐ為には何をすれば良いのかを議論していく必要があります。

議論して対策を講じる事が重要です。また、この300件以上は1つの角度からではなく様々な角度で議論が出来ますので、ぜひ、色んな事を推測してみてください。

②ミスをしたことを叱らない

先程の①「ヒヤリ・ハット」の情報を集めるためにはどうすれば良いでしょうか?それは、ミスを犯してもあまり叱らないという事です。

大半の人は叱られる事が嫌ですよね。だから、もし誰かがミスをしてしまっても必要以上に厳重注意したり、叱責してしまうと人は共有をしなくなります。

「ごめん。ちょっとうっかりしてて、今回は見逃して!今度から気をつけるから!」ってフレーズを聞いたことはありませんか?これは事実の隠蔽に繋がります。せっかくの収集活動が形骸化し、その結果、「ヒヤリ・ハット」に気づかず、突然!重大事故がいきなり発生するという落ちになりかねません。起きてからでは遅いですからね。

その為の職場風土の形成は重要になります。その初歩的な部分で必要以上に叱らないでください。

③原因を一緒に考える

「ヒヤリ・ハット」の報告が来たら(1)ミスの原因を考え、(2)同じミスが起きないように改善する事が大切です。

そこでまず、情報を共有し、みんなで「なぜ?」を5回繰り返して原因を探って真因を《追究》しましょう。

Q「なぜミスをしたのか、どこに問題があったのか考えてみよう!」
A「それは忙しかったからが原因です。」
Q「そうか、では、なぜ忙しかったんだろう?」
A「それは仕事が一気に仕事が集中していたからです。」・・・・・

という様に《追究》していきましょう!決して《追及》ではありません。この様に今回の件だと「なぜ?」を5回繰り返した結果の答えが下記の通りです。

  1. 忙しかったから
  2. 仕事が一気に集中して依頼があった
  3. それは全て自分しかできない仕事だった
  4. 仕事を教えるまたは振るスタッフがいない
  5. ここ何年も部署に新人が入って来ていない

ミスの真因は「属人化」や「新人がいないこと」だと判明しました。ここまで分かると「新人を配属する」または「チームでカバーする体制を構築する」など具体的な対処ができてそれが未然防止策へと繋がります。

④「複数の視点」から検証する

まず、この世にミスをしない人などいません。だからこそ誰もがミスの経験者であるからこそ、経験に裏打ちされた、具体的な分析や提案ができるはずです。

「ヒヤリ・ハット」の改善と解決には現場の知恵がいちばん役に立ちます。

さらに複数人で「ヒヤリ・ハット」の改善や解決に向けて検証する事でより実践的で効果的な対策を作り上げる事が出来ます。

ぜひ、複数の視点で検証しましょう。

⑤「信用維持」を最優先する

様々な未然防止策を講じてもミスはなかなかゼロにする事は出来ません。私たちはこれからもミスや失敗と向き合って生きていかなくてはなりません。ですから、起きてしまったときにどの様にするかが重要になります。

その時に意識するのは『信用を維持する』という事です。

この世の中は信用で成り立っています。誰もがミスや失敗をした時にその事実から目を背けたくなります。その結果、『信用を失う』ことになったりします。これだけは絶対に避けなければなりません。

ミスをしたときは、自己保身など考えず、『信用をどう守るか』だけを意識して行動すれば、世間は必ずあなたを許し認めてくれます。

ぜひ、怖がらずに『信用』を守りましょう。

以上。【CHAPTERミスを予防する仕組みの作り方】をまとめてみました。

これで書籍【ミスよけ大全】の紹介とさせていただきます。

総評として、本当にちょっとした工夫で【ミスよけ】は可能です。

しかし、ミスや失敗は絶対にゼロにはなりません。私は若い時はミスや失敗をするとどうすれば叱られずに済むかを考えていました。しかし、数年経ち同じミスや失敗を部下や後輩がした時に気づいたことがあります。

それは私が叱られない様にと考えた挙句、同様な内容のミスや失敗が起きているという事です。あの時、情報を開示して改善策を講じていれば「部下や後輩はミスや失敗をしなくて済んだのではないか?」、「お客様に迷惑をかけなかったのではないか?」と思います。

ぜひ、怖がらずミスや失敗をした時は開示しましょう!そして、みんなで【ミスよけ】しましょう!

「チャレンジある人生を!楽しくいこう!」たかごんでした。