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〝書類作成〟で失敗を予防するちょっとした仕組み

〝書類作成〟で失敗を予防するちょっとした仕組み

たかごん
どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

失敗を予防するちょっとした仕組みが160個もまとまっている書籍《ミスよけ大全》の内容を要約しながら私の経験や考えをふまえて紹介しています。

ミスよけ大全》では下記の11項目の内容に分けてを詳しく説明されています。

今回は『CHAPTER⑥ 書類作成』を紹介いたします。

CHAPTER⑥ 書類作成

◆書類を見れば能力がわかる◆

このチャプターでは、〝書類作成〟に関するミスよけヒントを要約してご紹介します。

あらゆる機能を活かしてミスよけ

書類作成でのミスといえば〝誤字脱字〟〝日付や名前間違い〟〝確認漏れ〟〝計算ミス〟などがあります。それを事前に防ぐにはあらゆる機能を活かして【ミスよけ】が可能です。

例えば、良く紹介されているのが『辞書登録』です。良く使うフレーズはあらかじめ登録しておくことでスピードが違ってきます。私は、単語「お」では「お疲れ様です。」、「お元気ですか。」、「おはようございます。」などを登録してます。登録自体は非常に簡単なのでぜひ、チャレンジしてみてください。

その他に機能といえば『Wordの校正機能』です。この機能を使うと「この表現はおかしい」いう候補を探し出してくれます。その探し出された候補を見て、問題がなければ次の項目をチェックしていけば最後に『全体の表記のゆれ』を表示してくれます。このゆれというのは〝統一〟されているかという点です。例えば〝漢字の送り仮名〟や〝アルファベットの全角/半角〟などです。この校正機能を利用することで一つ一つをチェックしなくて済みます。

また、ExcelWordなどの『自動保存機能』は必ずONにしておきましょう。誰もが一度は経験してると思いますが、作成途中で間違えて消してしましまったという経験ありませんか?これを防ぐためにぜひONにしておいてください。それでも、安心できないので可能であればこまめに保存をした方が良いです。これにはショートカットキーを活用することをおススメします。Windowsであれば〝Ctrlキー+S〟、Macであれば〝Commandキー+Sを同時に押すことで上書き保存ができます。

他にも色々な機能があるので覚えてみてください。

編集工夫でミスよけ

例えば、「題名の日付を修正したが文章の日付を直すことを忘れた!」ってことはありませんか?このミスを防止する為にまず〝1ヵ所変更したら全体を見直す〟ということを鉄則として守ってください。そして、修正したところは赤文字に変更しておきましょう。そうすることで修正したところが一目でわかりやすい為、チェックしやすくなります。ただ、ここで気を付けたいのは完成したら赤文字の色は元の色に戻しましょう。プリントアウトしたり、提出する時に赤文字のままではいけませんよね。

あとは、Wordなどで作成した書類を送付する時は必ずPDFデータ〟に変換して送りましょう。自分のパソコン環境では何もなくても相手の環境によっては文字化けしたり、レイアウト崩れしたりきちんと伝わらないケースがあるので気をつけてください。

その他には、『計算ミス』などがあります。計算ミスは致命傷に繋がります。本来であればすべてを検算が必要だと思いますが、《ミスよけ大全》で紹介されているのは『末尾計算』です。『末尾計算』とは、末尾の数字だけを計算し、元となる合計数字の末尾と比べることです。この時、違いがあればどこかにミスが発生しているということでミスを防ぐことが出来ます。

この様に少しの工夫を知っているだけで多くのミスを防ぐことができます。

以上。【CHAPTER⑥書類作成】をまとめてみました。次は、【CHAPTER⑦情報収集】を紹介します。


「チャレンジある人生を!楽しくいこう!」たかごんでした。

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