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〝タスク管理〟で失敗を予防するちょっとした仕組み

〝タスク管理〟で失敗を予防するちょっとした仕組み

たかごん
どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

失敗を予防するちょっとした仕組みが160個もまとまっている書籍《ミスよけ大全》の内容を要約しながら私の経験や考えをふまえて紹介しています。

おさらいで、《ミスよけ大全》は下記の11項目の内容に分けてを詳しく説明されています。

今回は『CHAPTER⑤ タスク管理』を紹介いたします。

CHAPTER⑤ タスク管理

やるべきこと、やらざるべきこと

このチャプターでは、〝タスク管理〟に関するミスよけヒントを要約してご紹介しますね。

タスクへの取り組み姿勢を考えてミスよけ

今から〝ミスよけ〟する為、『タスク(課題)』に対しての取り組み姿勢をまとめていきます。

まずは皆さんは仕事を完璧に仕上げようとしていませんか?私は20代の時にこの完璧にこだわってました。しかし、この考えは非常にエネルギーを使います。考えとしては8割ぐらいを目指して取り組みましょう。

そして、1度に多くの仕事をこなそうとするのではなく、1度に行うのは1つだけ取り組むようにしてください。その為には、なるべく同じ種類の仕事はまとめて片づけるようにしましょう。こうすることで一気に片付くので効率が良く、その分達成感も結構感じられます。

ただ、まとめて片づけるにしてもあまりにも多くの量を一人で抱えるのではなく、仕事量をコントロールするスキルを身に付けることが重要です。

例えば、仕事の種類で自分が苦手な仕事ってありませんか?それをそのまま自分で抱えてしまい時間だけが過ぎていくことがあります。ここは割り切って自分だけで取り組むのではなく、それが得意な人に仕事を頼みましょう。もしくは一緒にチームを組むのも良いと思います。そうすることで仕事の進捗具合は大幅に改善されます。

ただ、これは自分だけ楽になってはダメです。もし他人が苦手なもので困っていて、自分が得意なものだった場合は率先して引き受けるようにしましょう。

そして、仕事をすることで重要なこと「〆切」は必ず守るように心がけて、可能であれば「〆切日」の1日前に仕上げる様に心がけましょう。

ここでまとめると仕事の完成度は8割程度仕上げることを目標になるべく効率よく多くの仕事をこなすこと(整理すること)で仕事が散らからず提出忘れなどのミスよけができます。

効率化を考えてミスよけ

仕事はやはり効率化することが大切です。効率化するということは整理することです。上記に記載したことを含んだ上で、仕事は『重要度』『緊急度』で分類します。下記の図のようなまとめになると思います。

そして『重要度』『緊急度』で仕分けが出来たら、定番の〝TO DOリスト〟を作成しましょう。この《ミスよけ大全》では〝TO DOリスト〟は朝一作成することを推奨されてますが私は前日の仕事終わりをおススメします。そして可能であれば「当日」「週間」「月間」で分けて作成してみてはどうでしょうか?これはスケジュール管理に結びつき、先々の段取りがしやすくなります。

次に〝TO DOリスト〟でやることを全て出せたら、〝優先順位〟をつけていきましょう。この優先順位をつけるときは上記の表の①④の順番でつけていきましょう。ただ、せっかくこのようにリストを作成したのに横槍的な上司からの急な依頼などが入るパターンは必ず発生します。。。。。。その時は下記の3つ視点でみて優先度を決めてください。

  1. 時間はどれくらいかかるのか?
  2. 労力はどれくらいかかるのか?
  3. リターンはどれくらいあるのか?

このように〝TO DOリスト〟の内容は臨機応変に変更させることは必須です。そうすることで柔軟性が生まれ対応能力があがります。このように効率化を考えてミスよけすることで対応能力が上がりスピードもあがります。

以上。【CHAPTER⑤タスク管理】をまとめてみました。次は、【CHAPTER⑥書類作成】を紹介します。


「チャレンジある人生を!楽しくいこう!」たかごんでした。

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