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《1章》パソコン仕事術10則

たかごん

どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

今回は月間100万PV越えのプロブロガーであり、効率化の鬼でもある「ヨス」さん(@yossenseが書いた『効率化オタクが実践する〝光速パソコン仕事術〟』を紹介しています。

この本では、「ヨス」さん(@yossenseどうすれば効率よくパソコンを使い、仕事に使う時間を短縮できるかを試行錯誤した技などが紹介されています。ちなみにヨスさんのブログもご覧ください。

➽ヨスさんのブログ【ヨッセンス】

実は、「ヨス」さん(@yossenseは私がブログを始めるキッカケになった人であり、高校時代の先輩、しかも同じサッカー部に所属していました。そんなご縁もあり、この内容をお伝えしたく今回の紹介にいたりました。では、始めたいと思います。

たかごん

この『光速パソコン仕事術』の対象は主に会社員です。そして、目的は2つあります。
目的
  1. もっと仕事がラクになるなる方法がまとまっている
  2. 「もっと仕事を効率化させるにはどうしたらよいか?」を考える「クセ」身につける

この『効率化オタクが実践する〝光速パソコン仕事術〟』では、7つの章で分かりやすくまとめられています。

コンテンツ
  1. 仕事が終わらないなら業務効率化しかない!パソコン仕事術10則
  2. 時間のムダをなくす!ショートカットの鬼になれ!
  3. 単語登録をフルに使って入力時間を短縮
  4. ブラウザは「クローム」で劇的に効率化
  5. クラウドがあればオフィスにいなくても仕事ができる
  6. 情報共有も効率化!共同作業もストレスゼロ
  7. スマホは電話ではなくパソコンである

今回は『1章 仕事が終わらないなら業務効率化しかない!パソコン仕事術10則』を紹介します。

1章 仕事が終わらないなら業務効率化しかない!パソコン仕事術10則

あなたは「頭を使わなくてもできる仕事」に頭を使える人ですか?

仕事の簡略化に限界はない!』から始まる。この章ではタッチタイピングショートカット単語登録などにより、パソコンを効率よく使いこなし業務スピードを高めることが出来ることが書かれています。

ここでは『ラクさ』を求めて「頭を使わなくてもできる仕事」に頭を使うことが大切だとも書いています。

高速化POINT
光速化は「改善の繰り返しのクリエイティブな仕事である」と心得る!

タッチタイピングはすべての効率化の基本

「タッチタイピング」とは、キーボードを見ずにカチャカチャと打つことです。ここで重要なのは正しいタイピングが出来るかという事です。実は全てのキーには「この指で打つ」というルールがあることをご存知ですか?

タイピングについては「ヨス」さん(@yossenseのブログで紹介されていますのでこちらをご覧ください。

参考 あなたはブラインドタッチできますか? タイピングを速くする方法のまとめヨッセンス
高速化POINT
タイピングの「正しいポジション」を身に付ける!

「スタートアップ」で着席と同時に仕事を開始する

私は会社に着いて、まずPCの電源を入れてからコーヒーと水をマグカップとタンブラーに入れてからワイヤレスマウスやタブレットなどをデスク上に準備します。

そうしているとPCが立ち上がりデスクトップが開いた状態になっています。何気なくやっているルーティーンが結果的に効率的な動きになっているそうです。

そして、さらに効率化を図るため「いつも使っているアプリケーションが自動で立ち上がる」方法が紹介されています。それは「スタートアップ」機能を使うと良いという事です。詳しくは下記からご覧ください。

参考 Windowsの「スタートアップ」に追加設定! PCの電源を入れるだけでソフトも起動! ヨッセンス
高速化POINT
パソコン起動とアプリケーション起動は同時に済ませる!

タスクバーを最も効率的に利用するテクニック

皆さん、デスクトップのタスクバー(黒い部分)の位置はどこにありますか?私はこの本を読むまで下にありました。「ヨス」さん(@yossenseのおススメは左だそうです。理由は縦が広くなる為、インターネットなど見やすくなります。あと、左にすることで「スタートメニュー」が近くなります。近くなる為、マウスの移動距離や時間が短縮できます。

また、「よく使うアプリケーション」はタスクバーに登録しておくと便利です。その登録したアイコンをクリックするだけで起動できるようになります。登録方法も簡単でスタートメニューにあるアイコンをつかんでドラッグしていき、タスクバーの上で離すだけです。

ぜひ、やってみてください。

高速化POINT
タスクバーは下ではなく左に設定し、パソコン画面の上下を広くしておく!

デスクトップに置くものは3つまで

忙しい時に気付けばデスクトップがぐちゃぐちゃになってしまったという経験をお持ちの方いますでしょうか?私も経験があります。そこで「ヨス」さん(@yossenseのおススメはデスクトップ上に3つまでしか置かないという点です。

【デスクトップ上3つのアイコン】
  1. 「ドキュメント」へのショートカット(Word、Excel、メモ帳などの文字データ)
  2. 「ダウンロード」へのショートカット(ダウンロードされたデータ)
  3. 「ピクチャー」へのショートカット(写真、イラストなどの画像データ)

あとは、上の3つ以外にゴミ箱はデスクトップに残しておいてください。

高速化POINT
デスクトップの表示は「3つのフォルダーのショートカット+ゴミ箱」のみを徹底する!

フォルダ名のはじめは数字にする

〝05〟では「デスクトップ」を整理することが紹介されていましたが、今回は「フォルダ」に内の整理についてです。せっかく「デスクトップ」を整理したけど「フォルダ」はぐちゃぐちゃになっていませんか?

まず、考えることはフォルダ名に付け方です。フォルダ名によって表示される順番にはルールがあります。

【フォルダ名の優先順位】
  1. 記号
  2. 数字
  3. アルファベット
  4. カタカナ・ひらがな
  5. 漢字

この順位を覚えているとフォルダ内は整理しやすくなります。最も一番上にもっていきたいときは〝★〟や〝◆〟などの記号をつけましょう。

高速化POINT
基本は「数字」によるフォルダ管理をするようにし、急な案件用に「記号」をとっておく!

ファイル名は「探すとき」をイメージして付ける

続いて「ファイル」の整理です。こちらも名前の付け方に気を付けましょう。その基本として、まず「20190101(2019年1月1日)」のように「日付」をつけることが紹介されています。この結果、いつ作ったファイルなのかがわかると同時に、数字の若い順に並んで整理できます。

「ヨス」さん(@yossenseのおススメするファイル名を付けるときのルールがこちらです。

【ルール】
  1. 年は「19」のように2桁にしてもOKだが統一する
  2. 月と日も「01」のようにすべて2桁で統一する
  3. 日付の後には「ミーティング議事録」のように内容も入れる
高速化POINT
あとから探しやすくするためにファイル名の最後にコメントを入れる!

スクリーンショットをより使いやすくアレンジする

「スクリーンショット」とは、現在表示しているパソコンの画面を1つの画像として保存することです。これは、現状の表示を共有する時によく使う機能です。例えば、「不具合が生じていて現状の画面を見て欲しい」とか、「操作の途中で誰かに聞くとき」などの活躍します。

この「スクリーンショット」の撮影方法は、簡単でキーボードの右上にある【Print Screen(Prt Scr)】を押すだけです。ただ、この機能は押しただけでは、「クリップボード」にコピーされるだけで、画像が作られない点が不便です。そこで紹介されているのが「SnapCrab」という無料アプリです。

「SnapCrab」をインストールしておくと【Print Screen(Prt Scr)】を押した瞬間に指定したフォルダの中に、スクリーンショット画像が自動的で保存できるようになります。

➽無料アプリ「SnapCrab」

高速化POINT
スクリーンショットは「撮った瞬間に保存」に設定!

良い武器(キーボード)を持て!

パソコンを使って仕事をする人にとって最も必要な「武器」は「キーボード」ではないでしょうか?ここで「ヨス」さん(@yossenseおススメのキーボードが紹介されています。そのキーボードが東プレのリアルフォースシリーズです。

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Realforce
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やはり、良いキーボードは「押したときの感触・音」、「押したときのキーの重さ」などが違い、それによって疲れやすさが減少し、仕事の速度が圧倒的に変わるという事です。

高速化POINT
最高の武器を持つことによって最高の効果を得る!

マウスを変えると効率が変わる

キーボードと同様に効率を上げる為の道具として「マウス」も非常に大事です。ここで「ヨス」さん(@yossenseおススメなのは「トラックボール」という種類の「マウス」です。

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ちなみに私もこの「マウス」を使っていますが、この「トラックボール式」は「マウス」を動かさず、カーソルをボールで操作します。このメリットは手首が腱鞘炎にならないということです。さらに便利なのが、ふつうの「マウス」より「拡張ボタン」が2つ多く備わっています。1つは【Homeキー】、もう1つは【Endキー】の機能を果たしています。慣れるのに時間もかかりませんし、本当に疲れにくいです。

高速化POINT
ポインターを動かすのにマウス自体を動かさない!

まとめ

たかごん

この章のまとめです!

この章で紹介されている内容をまずは実践してみてください。セキュリティにこだわりがある企業ではアプリなど活用できないかもしれません。「キーボード」や「マウス」などは購入したらすぐ試すことは可能ですし、タイピングや整理術もすぐ試せます。まずは試してみて自分なりにチャレンジしてみましょう。

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