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《5章》クラウドがあればオフィスにいなくても仕事ができる

《5章》クラウドがあればオフィスにいなくても仕事ができる

たかごん

どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

今回は月間100万PV越えのプロブロガーであり、効率化の鬼でもある「ヨス」さん(@yossenseが書いた『効率化オタクが実践する〝光速パソコン仕事術〟』を紹介しています。

この本では、「ヨス」さん(@yossenseどうすれば効率よくパソコンを使い、仕事に使う時間を短縮できるかを試行錯誤した技などが紹介されています。ちなみにヨスさんのブログもご覧ください。

➽ヨスさんのブログ【ヨッセンス】

この『効率化オタクが実践する〝光速パソコン仕事術〟』では、7つの章で分かりやすくまとめられています。

コンテンツ
  1. 仕事が終わらないなら業務効率化しかない!パソコン仕事術10則
  2. 時間のムダをなくす!ショートカットの鬼になれ!
  3. 単語登録をフルに使って入力時間を短縮
  4. ブラウザは「クローム」で劇的に効率化
  5. クラウドがあればオフィスにいなくても仕事ができる
  6. 情報共有も効率化!共同作業もストレスゼロ
  7. スマホは電話ではなくパソコンである

今回は『7章 クラウドがあればオフィスにいなくても仕事ができる』を紹介します。

5章 クラウドがあればオフィスにいなくても仕事ができる

「クラウド」があればPCライフの次元が上がる

「クラウド」とは、インターネット上に「自分だけの場所(クラウド)」にデータを保管するサービスのことです。保管したデータはどんなパソコンやスマホでも同じデータを見たり、入力したりできます。

「クラウド」という呼び名は「Cloud Computing(クラウド コンピューティング)」から来ていますが、「クラウド(雲)」というその名のとおり、空に浮かんでいる「雲」の中にデータを保管している姿をイメージすると理解しやすいと思います。

この「クラウド」には写真やテキスト、動画、音楽などあらゆるデータを保管することができ、インターネットが繋がっていればどこででもダウンロードやアップロードが出来ます。

よって、紙等の資料やパソコンを持ち歩くことが少なくなり効率化を図れます。

高速化POINT
クラウドを使いこなして「いつでもどこでも」を可能にする!

ほかの人とのデータのやりとりは「Dropbox」ですべて解決

クラウドサービスの中でもここで紹介されているのは「Dropbox」です。私も使用していますが非常に便利です。2008年から続いていて信頼性も高く、保存スピードも申し分ないです。ただ、可能であれば様々なことが行える有料版をオススメします。

この「クラウド」がどの様に効率化できるのか?という点では、インターネットが繋がる環境下であれば、自由にダウンロードやアップロードが出来ます

これは「場所にも時間にもとらわれない働き方」ができるということです。ぜひ、「Dropbox」をダウンロードして活用しましょう!

Dropbox ダウンロード ➽

高速化POINT
自分だけではなく仲間と共有することで更なる効率化!

「Evernote」はあなたの「もう1つの脳」

仕事において重要なことのひとつは「過去に得た情報いかに早く見つけられるか?」です。ここでオススメするのは「Evernote」です。「Evernote」はWEBサービスのひとつで「クラウドのメモ帳」と思ってください。

基本的な使い方は「今後、役立つかも?」というネタをどんどん蓄積していきます。自分の「もう1つの脳」と思ってもらえればわかりやすいでしょうか?この「Evernote」のメリットは「もう1つの脳」にネタを蓄積したので、今のネタは忘れることが出来ます。

忘れることが出来るということは新たなことを吸収できます。吸収量が増えるということは効率化に繋がります。

Evernote ダウンロード ➽

高速化POINT
メモを自動保存で調べ直しからも開放される!

ネットの情報を一発で「Evernote」に送る

ネットで何か調べものをして、欲しい情報を見つけたときにどうしていますか?ここでオススメされているのが「Evernote」に一旦、送ることです。それをスムーズにしてくれるのがEvernote公式のクローム拡張機能「Evernote Web Clipper(エバーノート・ウェブ・クリッパー)」です。

Web上の情報は運営者の意向によって突然削除されるというリスクがあるので、すぐに保存することをオススメします。あと便利な機能が「スクリーンショット」です。

これは、今見ているページの「スクリーンショット」を撮って、それをEvernoteに送ることが出来ます。しかも、その場で加工も可能でそのまま共有することもできます。

高速化POINT
手書きもスキャンもデータとして一元管理する!

「名刺」も「プリント」も全部データ化する

皆さんは、もらった「名刺」や「資料」をどの様に保管されていますか?紙だとやはりかさみますよね?これも「Evernote」に保管しましょう。

紙の情報をデータ化するということは、「紙そのもの」が捨てられるというメリットがあります。これはかなりの効率化になりますが、結構、面倒くさいと思う人がいるみたいです。

ぜひ、チャレンジしてみてください!慣れてくれば非常に楽になります。しかも、Evernoteのスキャンは画像の中に書いている文字を検索することが出来ます!これを色々と試してください!

高速化POINT
手書きもスキャンもデータとして一元管理する!

「Evernote」でヨスさんがやっている活用例10

  1. 思いついたアイデアはすぐにスマホで「Evernote」のアプリに送る
  2. 会議の内容は音声録音しながらメモを取ろう
  3. 資料はどんどんスキャンしてデータ管理
  4. 自分が欲しいものが浮かんだときは忘れないようにメモしよう
  5. 契約書や郵便物はスキャンして「Evernote」で一元管理
  6. WEB上で見つけた有意義な情報は「Evernote Web Clipper」へ
  7. 名刺や年賀状もスキャンして保管
  8. 日記・目標を保存しても安心!
  9. 自分が購入したものを記録
  10. WEBサービスのパスワードを保存(有料)
高速化POINT
Evernoteを自己流で使い倒そう!

「Googleドライブ」で共同作業も簡単に

「Google ドキュメント」をご存知ですか?「Googleドライブ」の1つの機能で「Word」と同じ文章作成アプリケーションです。

この「Google ドキュメント」は、誰かと共同で文章を作成する時に非常に便利です。WEB上にある「ページ」という扱いなのでURLを知っている人なら見たり編集する事が出来ます。

また、同時に複数の人が書き込めるという利点があります。

高速化POINT
いかに「簡単に共有できるかどうか」で使うアプリを選ぶ!

「Excel」「PowerPoint」ももういらない

さて、先ほど紹介した「Googleドキュメント」同様に「Googleドライブ」には、「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」という機能もあります。

「Googleスプレッドシート=Excel」「Googleスライド=PowerPoint」と考えてくれれば分かりやすいと思います。やはりこの2つの利点は複数の人が同時に編集できる事です。共同作業には非常に活躍します。

高速化POINT
添付、ダウンロードの手間をなくす!

アンケートは「Googleフォーム」で簡単に作る

その他にも「Googleドライブ」には、「Googleフォーム」というネットで回答できる「アンケート」を作る機能があります。

ネット上のアンケートは、紙媒体のアンケートとは違って、郵送する必要がないというメリットがあります。例えば、「Googleフォーム」で作成したアンケートをメールにアンケートページのURLを貼り付けて送るだけで完了です。

そして、最大のメリットは集めた回答を自動で集計してまとめてくれるという点です。紙のアンケートでは1番、手間のかかる作業が回避できます!

高速化POINT
アンケートの作成、取集、集約はワンステップで!

たかごん

この章のまとめです!

「クラウド」の活用の仕方では、場所や時間を選ばずに仕事が可能になりますね。まずは「Evernote」「Googleドライブ」を使い倒すことから始めてみましょう!

《5章》クラウドがあればオフィスにいなくても仕事ができる