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《6章》情報共有も効率化!共同作業もストレスゼロ

《6章》情報共有も効率化!共同作業もストレスゼロ

たかごん

どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

今回は月間100万PV越えのプロブロガーであり、効率化の鬼でもある「ヨス」さん(@yossenseが書いた『効率化オタクが実践する〝光速パソコン仕事術〟』を紹介しています。

 

この本では、「ヨス」さん(@yossenseどうすれば効率よくパソコンを使い、仕事に使う時間を短縮できるかを試行錯誤した技などが紹介されています。ちなみにヨスさんのブログもご覧ください。

➽ヨスさんのブログ【ヨッセンス】

この『効率化オタクが実践する〝光速パソコン仕事術〟』では、7つの章で分かりやすくまとめられています。

コンテンツ
  1. 仕事が終わらないなら業務効率化しかない!パソコン仕事術10則
  2. 時間のムダをなくす!ショートカットの鬼になれ!
  3. 単語登録をフルに使って入力時間を短縮
  4. ブラウザは「クローム」で劇的に効率化
  5. クラウドがあればオフィスにいなくても仕事ができる
  6. 情報共有も効率化!共同作業もストレスゼロ
  7. スマホは電話ではなくパソコンである

今回は『6章 情報共有も効率化!共同作業もストレスゼロ』を紹介します。

6章 情報共有も効率化!共同作業もストレスゼロ

すべての予定はGoogleカレンダーに

仕事をしている人なら誰もが使用していると思う「スケジュール帳」ですが、ヨスさんは「Googleカレンダー」で完結させています。

実は私も仕事においては「Googleカレンダー」を使用して一切、紙を使用していません。紙に書いてだと変更が起きた時は「消して書く」という作業が発生します

しかし、「Googleカレンダー」では元の予定をドラッグ&ドロップするだけで完結します。非常に作業効率が上がります。

高速化POINT
内容はそのままに日時だけ修正できる「リスケの達人」になる!

 

社内メンバーと同じスケジュール帳を共有する

[「Googleカレンダー」では、「仕事用」と「プライベート用」のように複数のカレンダーを登録できます。そして、色で区別することで分かりやすく管理することが可能です。

また、作成したカレンダーは他人と共有することが出来ます。作成したカレンダーを使い、他のメンバーを招待することによって共有できます。

この様にスケジュール帳のペーパーレス化によって効率を図ることが可能になります。

高速化POINT
Googleカレンダー1つでいくつものスケジュールを持つことができます!

 

ルーチン業務はGoogleカレンダーで忘れない

Googleカレンダーの「繰り返し登録」をご存知ですか?

日頃のルーチン業務を登録する時に、便利な機能です。例えば、「前月の売上データを毎月1日に入力する」というルーチン業務の場合、まず「前月売上データ入力」を登録します。

そして、「繰り返し機能」を使って「毎月1日」を登録するだけで自動的にカレンダーへ反映されます。その他にも自由に設定が出来てとても便利な機能です。

高速化POINT
ルーチンスケジュールは一度入力してしまえば、一生入力しなくてOK!

 

Googleカレンダーに「思い出させてもらって」予定を逃さない

続いて、登録した予定を通知してくれる「リマインダー機能」

「リマインダー」というのは、登録した予定を思い出させてくれる(リマインド)仕組みで、メールや通知で「ここの予定があるよ!」と催促してくれます。

そしてその通知は、例えば「登録予定の10分前に通知」と設定すると10分前にメールで知らせてくれたりします。この設定も「繰り返し機能」と同様に自由に設定が可能な為、時間を気にすろことなく業務を遂行することが出来ます。

高速化POINT
「スケジュール帳を開く」という作業はもうやめる!

 

Facebookは最高の共有ツール

「Facebook」は情報共有ツールとして使えます。その理由はトピックスごとに「1つのスレッド(投稿)」として分かれていて、見やすいという点です。

予め職場内でのルールを設定することによって、情報共有や情報交換のツールとして活用できます。

高速化POINT
Facebookはプライベートより仕事でこそ有効活用できる!

Facebookの「グループ機能」でプライバシーを守る

共有を社内で使う時は「グループ機能」を使うことが必須です。普通通りに投稿すれば、社内でとどめたい情報が「友達になっている」人に筒抜けになってしまいます。

このように「筒抜け」にならないように「グループ機能」が必須です。この機能を使えばグループメンバーだけが情報を見れるように設定できて、情報漏洩を防ぐことが可能です。

投稿する時は必ず「公開場所」を確認してから投稿することは気を付けてください。

高速化POINT
Facebookグループで情報共有を効率化する!

 

Facebookのトラブル回避テクニック

もし「仕事用」でFacebookを使用するとなると、普段のプライベートでの投稿が会社の人に見られたくない人もいると思います

これは、「友達のランク設定」にて回避することができます。プライベートでの投稿を見られたくない会社関係者はランクを「知り合い」で設定しましょう。この割り振りをしておくだけでOKです。

この使い分けを結構使えますのでぜひ、実践してみてください。

高速化POINT
1つのプラットフォームで使い分けると効率UP!

たかごん

この章のまとめです!

「Googleカレンダー」や「Facebook」を活用して情報共有。「Facebook」を敬遠している企業が多いですが、こんなこともできるという目線で見ると色々と可能性が広がってきますよね!サークルなどでも活用できます。ぜひ、色々と試してみてください。

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《6章》情報共有も効率化!共同作業もストレスゼロ