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【実践】効率化の鬼 プロブロガーヨスが書いた『高速パソコン仕事術』

パソコンを使って効率よく仕事をしたい人にぜひ実践していただきたい一冊を紹介します。

月間100万PV越えのプロブロガーであり、効率化の鬼でもある「ヨス」さん@yossenseが書いた『効率化オタクが実践する〝光速パソコン仕事術〟』の内容を実践していきたいと思います。

この本の対象は主に会社員です。そして、その目的は2つあります

  1. もっと仕事がラクになるなる方法がまとまっている
  2. 「もっと仕事を効率化させるにはどうしたらよいか?」を考える「クセ」身につける

この目的にそって、プロブロガーの「ヨス」さん@yossenseどうすれば効率よくパソコンを使い、仕事に使う時間を短縮できるかを試行錯誤したパソコン術やショートカット、単語登録などが紹介されています。

たかごん
どうも、たかごんです。本書は下記の7章に分かれてますので、その章ごとにチャレンジをしていきたいと思います。

パソコン仕事において効率化を図るためには?

《1章》パソコン仕事術10則

1章へのチャレンジ
  1. パソコンの設定で効率化する
  2. お気に入りのツールで効率化する
変更した行動
  1. 「アプリ自動立ち上がり設定」、「デスクトップ設定」をしました
  2. お気に入りのキーボードとマウスを購入した

結果

この章では10個のやるべきことが書かれています。私が今回、特に実践したのは、「初期行動を効率化するための設定」に取り組みました。

特に「スタートアップ時に必要アプリが立ち上がる設定」「デスクトップのスリム化」は非常に効率化につながっています。

また、ツールに関しては下記の「ワイヤレスキーボード」「マウス」を購入しました。特に、マウスは非常に気に入ってます。このボールを回して操作がやみつきになります。

この章の詳細はこちらをご覧ください。

《1章》パソコン仕事術10則

《2章》ショートカットの鬼になれ!(ショートカットキー)

2章へのチャレンジ
  1. ショートカットキーを使いこなす
  2. 「この作業はショートカット出来ないか」常に考える
変更した行動
  1. ショートカットキーを常に活用するように意識と仕組みを作りました
  2. 疑問に思ったことをネット調べたり、コミュニティで聞いたりしました

結果

ショートカットキーに関しては一覧表を作成し、手もとに常にある状態にして意識的に使うことで体が覚えるようにした。その結果、今では他人に教えれるくらいになり、チームとして業務効率が図れるようになった。また、日頃から「これはショートカットキーでないか?」と意識して、わからなければTwitterやFacebookのコミュニティで聞くようにした。その結果、スキルアップだけでなく、交友関係も広まっている。

この章の詳細はこちらをご覧ください。
(ショートカットキー一覧あり)

《2章》ショートカットの鬼になれ!(ショートカットキー)

《3章》単語登録をフルに使って入力時間を短縮

3章へのチャレンジ
  1. 単語登録で「打鍵数を減らす」「入力ミスを減らす」に取り組む
  2. 単語登録を研究して、登録方法を工夫する
変更した行動
  1. よく使う単語200語をまずは登録しました
  2. 色々な本を見て登録方法を工夫しました

結果

まずは、よく使う「お疲れ様です。」「おはようございます。」などの挨拶から一文字を入力すれば抽出できるように設定しました。その結果、文章入力やメール作成などの入力などに効率化が図れています。また、単語登録の仕方にも意識して、記号との組み合わせでスムーズに抽出できるようになった。

この章の詳細はこちらをご覧ください。

《3章》単語登録をフルに使って入力時間を短縮

《4章》ブラウザは「Chrome(クローム)」で劇的に効率化

4章へのチャレンジ
  1. Google Chrome(グーグル クローム)のみ使用する
  2. 検索スキルを磨く
  3. クロームでのショートカットキーを覚える
変更した行動
  1. 他のブラウザーは開かないようにフォルダーに格納しました
  2. 「AND検索」と「OR検索」を意識して使いました
  3. ショートカットを覚えました
 Chromeショートカット 機能
【Ctrl】+ T 新規タブを開く
【Shift】+【Ctrl】+ T 閉じたタブを再表示
【Ctrl】+ W タブを閉じる
【Ctrl】+ R ページを再読み込み
【Ctrl】+ 【Tab】 右のタブへ移動
【Shift】+【Ctrl】+ 【Tab】 左のタブへ移動

結果

まずは、やはりスピード重視でブラウザは「Google Chrome(グーグル クローム)」1つに絞り、ショートカットキーを会得したことでかなりのスピードアップしたと感じている

また、「暗記するより検索」を意識して、「AND検索」と「OR検索」を常に使うようにした。特にエクセルでの関数は常に調べている。何度も続けるうちに覚えますけどね。結果、効率化にはつながっています。

この章の詳細はこちらをご覧ください。

《4章》ブラウザは「クローム」で劇的に効率化

《5章》クラウドがあればオフィスにいなくても仕事ができる

5章へのチャレンジ
  1. データ保管は常にクラウドへ保存する
  2. DropboxとEvernoteを使いこなす
  3. 名刺管理をデータ化して一括管理する
変更した行動
  1. ブログやSNSに関するデータをへDropboxへ保存しました
  2. DropboxとEvernoteの特徴を調べ双方の強み活かせるようにしました
  3. 名刺管理アプリEight(エイト)で一括管理しました

結果

ブログやSNSデータをDropboxへ集約した結果、整理がつきデスクトップ上もシンプルになった。

そして、Evernoteでアイデアやメモ、ブログの原稿などを作成し、それに付随する画像やバナーをDropboxへ保存するという一貫性を作りそれを守るようにしています。

結果、シンプルな仕事への取り組みが出来るようになっています。

この章の詳細はこちらをご覧ください。

《5章》クラウドがあればオフィスにいなくても仕事ができる

《6章》情報共有も効率化!共同作業もストレスゼロ

6章へのチャレンジ
  1. 全ての予定はGoogleカレンダーを活用する
  2. カレンダーの内容を出来るだけ開示する
変更した行動
  1. 公私ともに全ての予定をGoogleカレンダーで管理するようにしました
  2. プライベートもなるべく共有するようにしました

結果

予定をGoogleカレンダーで管理するにあたり、まずは「仕事用」と「プライベート用」と複数のカレンダーに分けて管理していまする

ただ、プラベートで共有する部分は「仕事用」に入力するルールとしていて、その結果、チームで公私のバランスに調和を取る風土となっている。

また、この情報開示によって、互いが効率を意識できるようになっています。

この章の詳細はこちらをご覧ください。

《6章》情報共有も効率化!共同作業もストレスゼロ

《7章》スマホは電話ではなくパソコンである

7章へのチャレンジ
  1. スマホでも単語登録をする
  2. 音声入力、音声読み上げを活用する
変更した行動
  1. 存在しない日本語や言葉を使って登録しています
  2. ブログ原稿は「ながら音声入力」をしています
  3. チェックは「ながら音声読み上げ」をしています

結果

スマホを電話ではなく、パソコンと考え、パソコンと同様に単語登録しました。当初は面倒くさいという面もありましたがチャレンジした結果、入力は速くなっていると感じています。

そして、この登録するときに、普段、存在しない日本語や言葉を使って、例えば「んおは」で「おはようございます」と出るように登録し、時短も図っています。

そして、音声入力や音声読み上げは「ながら」を意識して、洗濯物を干しながらやストレッチしながらブログ原稿を音声入力したり、掃除しながら音声読み上げで原稿チェックしたりしています。

その結果、これも時短に繋がり効率化ができています

この章の詳細はこちらをご覧ください。

《7章》スマホは電話ではなくパソコンである

まとめ

今回、効率化の鬼 プロブロガーヨスさんの「高速パソコン仕事術」を実践しながらその結果を記事にしてきました。

内容は基本的な部分からその応用まで書籍には書かれてあり、ご紹介したのはほんの一部です。私が実践したもの以外にも色々とあります。

本書は非常に読みやすいのが特徴です。ぜひ、読んでご自身で実践してみてください。必ず効率が上がります。

そして、よろしければ「ヨス」さん(@yossenseのブログもご覧ください。ブログをされたい方は非常に有益な情報があります。

➽ヨスさんのブログ【ヨッセンス】

以上。たかごん(@takaasa3)でした。