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《おすすめ ビジネス書 2019》仕事で5分に1回役に立つ「パソコン仕事 最速時短術115」 【039】これが正解!メール作成“時短”の秘訣

たかごん
どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。
今回は、日経PC21が出版している「パソコン仕事 最速時短術115」を紹介します。

本書は、1996年創刊の月刊誌「日経PC21」がビジネスに欠かせないパソコンの6大スキルが身に付けれる著書として出版。今回、「5分に1回役に立つ」というキャッチコピーに惹かれ本屋で手に取りました。

パソコンスキルが簡単に上がる技が色々と紹介されており、カラーで非常に見やすいレイアウトになっています。

また、一番オススメな点は「ガバッと180度開く特別製本」です。

ガバッと開くこの快感を味わってください ➽

見開きでガバッと開くのでこの本を見ながら作業が可能です。

さて、本題に入ります。今回は、時間や手間をかけずにメールを送れる方法を紹介します。

メール作成「時短」の秘訣とは?

連絡先の工夫

メール送信において、最も効果が大きいのは送信先のメールアドレスを素早く入力することです。一般的に宛先欄に送信者の名前の一部を入力して呼び出す方法だと思います。

この方法には、連絡先の「表示名」の登録内容が「名前(メールアドレス)」という表記になっていることが原則です。それ以外で登録していたら、宛先に入力しても正しく検索出来ません。その場合は、修正しましょう。

修正する操作は簡単です。まず、連絡先の詳細画面を開き、名前とメールアドレスが正しく入力されているのか確認します。

そして、問題がなければ「表示名」をすべて消して[Enter]キーを押せば、「名前(メールアドレス)」の組み合わせで自動登録されます。

連絡先の「表示名」の正しい登録内容(例)

たかごん(takagon@●●●●●●.jp)<名前(メールアドレス)>

これには、一人ずつ詳細画面を開く必要はあるが、修正自体は短期間で済むのでまとめて直しておこう。

結果

たかごん
少し手間はかかりますが、一度、登録すると効果が絶大です。ぜひ、登録してください。

次は「040:もう重要なメールを“忘れない”“見逃さない”」を紹介します。