Amazon 2019年 最新ビジネス書ランキング 

《おすすめ ビジネス書 2019》仕事で5分に1回役に立つ「パソコン仕事 最速時短術115」 【040】もう重要なメールを“忘れない”“”見逃さない

たかごん
どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。
今回は、日経PC21が出版している「パソコン仕事 最速時短術115」を紹介します。

本書は、1996年創刊の月刊誌「日経PC21」がビジネスに欠かせないパソコンの6大スキルが身に付けれる著書として出版。今回、「5分に1回役に立つ」というキャッチコピーに惹かれ本屋で手に取りました。

パソコンスキルが簡単に上がる技が色々と紹介されており、カラーで非常に見やすいレイアウトになっています。

また、一番オススメな点は「ガバッと180度開く特別製本」です。

ガバッと開くこの快感を味わってください ➽

見開きでガバッと開くのでこの本を見ながら作業が可能です。

さて、本題に入ります。今回は、受信したメールの見逃しや返信忘れといったミスを防ぐコツを紹介します。

受信したメールを見逃さない秘訣とは?

フラグ機能を活用しよう

受信したメールの管理において一番の近道として使うのが「フラグ機能」です。

フラグ機能を使えば単に赤いフラグの目印がつくだけと思っている人がいますが、フラグ機能の真骨頂は「タスク」との連携です。

フラグを付けたメールは同時にタスク欄にも登録され、「タスクにあるメール=未処理」とルールを決めておけば時短になります。

アドレス判別で工夫しよう

メールフォルダーを作成し、そこに仕分けるのも、後から見つけやすくなるコツです。

1日に数件程度ならなら良いですが、数十件になると、仕分けだけでもひと苦労ですよね。そんなときは「仕分けのマイルール」で作業を自動化しましょう。

仕分けのマイルールさえ作れば、あとは指定した送信者からのメールが自動的に指定したフォルダーへ入ります。

ただ、その前に前回に投稿した「連絡先を工夫すること」を先に取り組むことをオススメします。

また、初めに決めたマイルールに慣れてきたら細かいルールは自分なりにアレンジしていきましょう。

迷惑メールに交じってない?

普段、メールを処理しているとき、相手は送ってくれてるはずなのにそのメールが見つからないときってありませんか?

そんなときは真っ先に「迷惑メールフォルダー」をチェックしましょう。

ただ、このケースは非常に効率が悪いです。もし、重要なメールが迷惑メールフォルダーに紛れ込んでいたら、その送信元からのメールが迷惑メールではない設定をしましょう。

そうすることで次回から、迷惑メールフォルダーに紛れることがなくなります。

検索機能を使おう

メールの一覧表を見ても目的のメールが見つからないときは、検索機能を使用して素早く見つけましょう。

検索窓にキーワードを入力すれだけで、キーワードに関連したメールが見つかります。

検索窓の活用については下記の記事を参考にしてください。

《おすすめ ビジネス書 2019》仕事で5分に1回役に立つ「パソコン仕事 最速時短術115」 【021】コルタナは“いいかげん”でも探せる検索窓

結果

たかごん
メールの検索はときとして、多くの時間を要します。ぜひ、時短を心がけてください。

次は「041:古いメールの整理で“遅い・不安定”を解消」を紹介します。