Amazon 2019年 最新ビジネス書ランキング 

《おすすめ ビジネス書 2019》仕事で5分に1回役に立つ「パソコン仕事 最速時短術115」 【041】古いメールの整理で“遅い・不安定”を解消

たかごん
どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。
今回は、日経PC21が出版している「パソコン仕事 最速時短術115」を紹介します。

本書は、1996年創刊の月刊誌「日経PC21」がビジネスに欠かせないパソコンの6大スキルが身に付けれる著書として出版。今回、「5分に1回役に立つ」というキャッチコピーに惹かれ本屋で手に取りました。

パソコンスキルが簡単に上がる技が色々と紹介されており、カラーで非常に見やすいレイアウトになっています。

また、一番オススメな点は「ガバッと180度開く特別製本」です。

ガバッと開くこの快感を味わってください ➽

見開きでガバッと開くのでこの本を見ながら作業が可能です。

さて、本題に入ります。今回は、メールを整理してデータ読み込みを解消する方法を紹介します。

古いメールを整理して時短する方法とは?

まず、今ある不要なメールを削除しよう

メールが増えれば増えるをメールフォルダーを読み込むのに時間がかかるときありますよね?これは、データーファイルが肥大化していることが原因です。

これを解消するためには、まず不要なメールを削除していきましょう。

ただ、不要なメールをメールボックスやフォルダーからゴミ箱へ移動するだけではなく、ゴミ箱をきちんと空にすることが秘訣です。

本文が重複する古いメールも削除

次に同じテーマや内容についてやり取りしたメールを削除しましょう。

特に何度もやり取して新しいメールに古いメールが引用されて場合がありますよね?

この場合、新しいメールにすべて残っていますので思い切って削除しましょう。

必要な古いメールは保管庫へ

今まで削除してかなりスッキリしたと思います。スピードも上がったのではないでしょうか?

続いて今度は残してある必要な古いメールをまとめていきます。

まとめ方は簡単です。保管庫専用のメールフォルダーを作成し、そこに移動させるだけです。

ただ、本当にこのメールは必要なのか?もう一度見直しながら移動させましょう。また、一定の期間ごとに保管庫を確認してくださいその時、不要に感じるメールがあるはずです。

このとき、例えば何らかの「パスワード」や「ログインID」が書かれているメールが複数あるときはメモ機能やWordなどを使用して一ヵ所にデータとして管理することをオススメします。

結果

たかごん
読み込みに時間がかかっているなど無駄です。ぜひ実践してください。

次は「042:今日の日付/現在の時刻を入力する」を紹介します。