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今すぐ効率化したい人へ 2週間で効率アップするプログラム

日頃、ビジネスの世界おいて「働き方改革」や「業務効率化」がよく話題になっています。

今回は、その「効率化」に注目し、見つけた本の内容に沿って実践し、その結果をお伝えします。その選んだ本は、金川顕教 氏 の著書「すごい効率化」です。

本書は効率化を追求してきた金川顕教 氏が「最小の時間と労力で最大限の成果が14日間で出る」正しいやり方が紹介されています。

たかごん
どうも、たかごんです。この内容に沿ってどのような効果が出るか楽しみです。

その紹介されている各日の内容は下記の通りです。

効率化を求めて14日間でどんな結果が出る?

【1日目】決まった場所と時間を作ろう

1日目のチャレンジ
  1. 職場や家ではない自分専用の場所を作る
  2. 朝30分、夜30分の自分時間を作る
変更した行動
  1. 【マクドナルド】で確保
  2. 朝していること:情報収集、しないこリスト作成、行動チェック
    夜していること:朝出来なかったこと、1日振り返り、翌日の予習

1日目の結果

自分専用の場所を確保することで生活にメリハリがつき、やる気スイッチが入る。また、朝と夜でやることを決めている為、仕事の整理がつきやすくなった。
結果、余裕を持った段取りが継続的に出来ています。

詳しくはこちらをご覧ください。

効率化をする為にまずは「場所と時間」を決めよう

【2日目】パソコンの環境を整理しよう

2日目のチャレンジ
  1. ペーパーレスを意識する
  2. データ管理する
変更した行動
  1. 手書き手帳から「iPad」へ変更
  2. 紙ベースは必要最低限で後は「Googleドライブ」で管理

2日目の結果

私は元々、手書きの手帳派でしたが、ペーパーレスとして、アイテムを「iPad  Pro」「Apple pencil」にしました。現状、何も不都合が起きていませんし、会議に出席の際、紙ベースの資料がなくなり身軽になっています。また、データ管理は「Googleドライブ」を使用するようになって荷物が減りました。

詳しくはこちらをご覧ください。

《簡単》パソコンの環境を整理して効率化をしよう

【3日目】操作・入力を自動化しよう

3日目のチャレンジ
  1. ブラインドタッチを極める
  2. ショートカットキーを使いこなす
  3. スクロールと範囲設定はマウスを使わない
  4. 単語登録をする
変更した行動
  1. Flashタイピング【寿司打-SushiDA】」で練習
  2. 代表的なショートカットキー
  3. 常に意識して徹底的に練習する
  4. よく使う単語を200個を登録する

3日目の結果

「タイピング」「ショートカットキー」「単語登録」はすぐに取り組める効率化の方法です。すぐに結果が現れる為、まずはここに注力した方が良いと思います。特に「ショートカットキー」と「単語登録」は1つからでも良いので実践・登録をして効率化を実体験してください。

詳しくはこちらをご覧ください。

超簡単!パソコンの操作や入力を自動化しよう!

【4日目】時間を意識して断捨離しよう

4日目のチャレンジ
  1. コンビニに行く時間を無くす(減らす)
  2. テレビやスマホで時間を使わない
変更した行動
  1. コンビニは1週間に1回 必要以上にいかない
  2. テレビは1日1時間、スマホは封印(なるべく)

4日目の結果

コンビニに立ち寄らないようにすると時間だけでなくお金も浪費することがなくなりました。また、スマホやテレビから離れると考える時間もできて有意義に過ごすことが出来ています。

詳しくはこちらをご覧ください。

《簡単》時間を意識して断捨離しよう!

【5日目】CAPDでまず検証する

5日目のチャレンジ
  1. 「PDCA」ではなく「CAPD」で考える
  2. 評価の重要性を知る
変更した行動
  1. 「チェック」「検証」から物事を捉えるようにした
  2. やりっぱなしにならないように検証ノートを作成した

5日目の結果

C(チェック・検証)」から始めることによってサイクルが高速に回ることを実感。検証ノートを作成したことによって時系列でまとまり、俯瞰的にものごとを捉えることが出来ている。

詳しくはこちらをご覧ください。

仕事でまだ「PDCA」してるの?効率化なら「CAPD」がおすすめ

【6日目】頭が良くなる「箇条書き記録法」

6日目のチャレンジ
  1. 意図のある箇条書きをする
  2. 全体を明確にする
  3. 朝活・夜活で使う
変更した行動
  1. シンプルに1行でまとめる
  2. 固有名詞や数字をなるべく使う
  3. 朝活・夜活では必ず箇条書きをする

6日目の結果

朝活・夜活での作業効率が上がったとともに、全体像を意識して書くことにより、目標や問題点、改善策などが後で把握しやすくなり俯瞰的にモノゴトが捉えれるようになった。その結果、スピードはかなり上がっている。

詳しくはこちらをご覧ください。

「簡単に記録するメモ方法」箇条書きで書き出そう!

【7日目】しないことリストを作る

7日目のチャレンジ
  1. やるべきことを減らす
  2. しないことリストを作る
変更した行動
  1. ToDoリストの問題を整理してしないことリストを作成する
  2. ビジョンを明確にして「やるべきこと」をリスト化する

7日目の結果

自分が何を成し遂げたいかという「ビジョン」を明確にすることによって、本来やるべきことがみえてきました。そして「やるべきこと」に集中するように意識することで効率的にスピードアップしました。

詳しくはこちらをご覧ください。

仕事効率化 仕事でしないことを決める

【8日目】自分だけでなくチームで効率化する

8日目のチャレンジ
  1. 全体的な流れを考えて効率化する
  2. 自らコミュニケーションをとる
  3. メッセージを伝える
変更した行動
  1. 基本、他人から来る仕事から優先的にこなすようにした
  2. コミュニケーションは「量」を意識して、確認は具体的に5W1H系で質問する
  3. メッセージはメールを送って、2回直接言うことを心がけた

8日目の結果

効率を上げるためにチームの流れを考え、チーム全員が他人から来る仕事を優先した結果、業務が円滑に回るようになった。また、コミュニケーションの「量」を増やすために自ら動いた結果、信頼関係が強くなっていることを実感しています。

詳しくはこちらをご覧ください。

仕事は個人でなくチームで効率化をはかろう

【9日目】50%見切り発車で仕事の効率良くすすむ

9日目のチャレンジ
  1. 「考えるよりもまずは動く」「とにかくすぐやる」
  2. 行動してから学ぶ、そして途中で軌道修正する
変更した行動
  1. 「とにかくすぐやる」を心がける
  2. そのまま突っ走らないで途中で軌道修正する

9日目の結果

考えるよりまずは先に出来ることから始めるようにしました。8日目に学んだ全体的な流れも意識して行動すると質も自然に上がるようになった。また、軌道修正することを始めから計画内に入れておくことで次の段取りに対し、スムーズの取り組めるようになりました。

詳しくはこちらをご覧ください。

50%見切り発車で仕事が効率良くすすむ

【10日目】超効率・情報収集術

10日目のチャレンジ
  1. 本を読む(インプット)
  2. 実践する(アウトプット)
変更した行動
  1. 目的に合わせ学びたい、深掘りしたい本を読み、メモをつける
  2. 1つで良いから翌日の仕事で活かす

10日目の結果

私は、読書が趣味で以前よりビジネス書を読んでいましたが、無作為に選んでいた傾向がありました。しかも、読んだことに満足し、アウトプット出来ていなかった。しかし、今では目的が絞られ、その目的に合わせた読書をする為、すぐにチャレンジできています。アウトプットはなるべく周りを巻き込むことを意識しながら取り組む為、周囲に伝染し、良い成果に結びついています。

詳しくはこちらをご覧ください。

すぐ仕事で結果が出せる〈超効率・情報収集術〉

【11日目】超効率・時間管理術

11日目のチャレンジ
  1. 予定を埋める
  2. 時間の感覚・時給思考
  3. 無意識の時間
  4. 即断即決
変更した行動
  1. スケジュールは常に埋めるように空いている時間は考える時間にあてた
  2. 時給思考で時間で区切り、1時間あたりの質を意識するようにした
  3. 「無意識な時間=ムダな時間」と考え行動した
  4. 事前になるべく多くの情報を得て、即決出来るようにした

11日目の結果

時間の使い方については、効率面で最も意識している内容だと思います。その時間のムダ、ムラは確実に排除できます。また、質にこだわりを持つことで作業効率が一段とアップしています。

詳しくはこちらをご覧ください。

すぐできる 仕事の効率を上げる為の〈超効率・時間管理術〉

 

【12日目】質の良い睡眠を極めよう

12日目のチャレンジ
  1. 早朝活動しよう
  2. 寝具に投資する
変更した行動
  1. 朝5時起床にチャレンジ
  2. エアウィーブを購入

12日目の結果

朝5時起きは無理せず、起きれるときにという感覚で行なっている。それでも週4日は5時起きが出来ている。結果、朝活の時間が増え、時間に余裕の持った生活が出来ている。寝具についてはぐっすり寝れていると思う。ここは私が鈍感なところかもしれないが、以前の寝具に較べると寝起きがかなり良くなった。

詳しくはこちらをご覧ください。

《簡単》仕事を効率良くする為に質の良い睡眠を極めよう

【13日目】食事や運動にこだわろう

13日目のチャレンジ
  1. 運動習慣を整える
  2. 食習慣を整える
変更した行動
  1. 歩き方に注意して、普段からお腹に力を入れる
  2. 朝・昼・夜と食べるようにしている

13日目の結果

運動不足は、永遠の課題である。今はお腹に力を入れて、行動をしているがそれだけでもお腹に筋肉がついてきた。また、階段をなるべく使うように心がけている。食事は基本、朝・昼・夜と食べて、間食をあまりしないようにしているが、この部分では成果として現れていない。

詳しくはこちらをご覧ください。

仕事を効率良くする為に 食事や運動にこだわろう

【14日目】コミュニケーションを極める

14日目のチャレンジ
  1. 自分をブランディングする
  2. 得意分野を身につける
  3. 自己投資をする
変更した行動
  1. 自己分析を行い、これからの自分ブランドを定めた
  2. 自分ブランドに沿って、得意な分野を伸ばした
  3. 体験に対して投資をしている

14日目の結果

いよいよ最後の日です。私は自己ブランディングを行うために、まず自己分析を行いました。「自分は何者でどんな人なのか?」「何が出来て、何が出来ないのか?」などを考え、自分に「軸」を作りました。そして好きな分析という得意分野でを伸ばすためにオンラインスクールに入ったり、外部セミナーへ参加したりしました。その結果、視野が広がり、余裕が生まれ自分に自信が持てるようになりました。

詳しくはこちらをご覧ください。

仕事の効率化 『コミュニケーションを極める』

まとめ

この14日間、毎日1つ1つのテーマで取り組んできました。この取り組みは、その日が終われば終了というわけではなく、継続的に続けなくてはなりません。

14日間で1テーマなので14日目には14個のテーマを同時進行していることになります。

これだけでかなりの効率化が図れています。それだけ自分には力が付いていることを気付くことも大切だと思います。

ぜひ、皆さんも実践してみてください。

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