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《簡単》パソコンの環境を整理して効率化をしよう

《簡単》パソコンの環境を整理して効率化をしよう

たかごん

どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

今回は、金川顕教 氏 著書「すごい効率化」を紹介しています。

本書は効率化を追求してきた金川顕教 氏が「最小の時間と労力で最大限の成果が14日間で出る」正しいやり方が紹介されています。その各日の内容は下記の通りです。

コンテンツ
【1日目】 決まった場所と時間を作る
【2日目】 パソコン環境を徹底的に整える
【3日目】 操作・入力をほぼ自動化する
【4日目】 時間を断捨離する
【5日目】 CAPDでまず検証する
【6日目】 頭が良くなる「箇条書き記録法」
【7日目】 しないことリストを作る
【8日目】 自分だけではなくチームで効率化する
【9日目】 50%で見切り発車する
【10日目】 超効率・情報収集術
【11日目】 超効率・時間管理術
【12日目】 睡眠を極める
【13日目】 食事や運動にこだわる
【14日目】 コミュニケーションを極める

たかごん

それでは、〝【2日目】パソコン環境を徹底的に整える〟にチャレンジしていきましょう。

【2日目】パソコン環境を徹底的に整える

前回、「自分専用の場所確保」と「朝・夜30分の時間確保」について紹介しました。次に、実際に仕事をする環境を整えていきましょう。まずは、パソコン環境から整えていきます。

ペーパーレス

現代における一般的な仕事はやろうと思えばほとんどがペーパーレスが可能です。実際、私もこの本を読んで実践していますが重要書類以外は紙ではなくデータで保管しています。

そして、データの保存場所を部署内で統一化し、部署でペーパーレスに取り組んでいます。また、他部署への共有する時はパソコンからメールやアプリなどで配信して共有していますが、現状、不具合はありません。

まずは自分でその成果を試して、その成果を〝チーム〟または〝部署〟で共有しましょう。

データ管理

次に手帳やメモも〝Google〟を活用してペーパーレスが可能です。まず、スケジュールは〝Googleカレンダー〟で「一元管理」できます。そうすることでチームのメンバーと〝Googleカレンダー〟を通じてスケジュールを共有出来ることが可能です。〝メモ〟も同様です。

なるべくひとつのソフトで管理することが重要なので、〝メモ〟も〝スケジュール〟も〝Google〟を使って一括集約しましょう

そのメリットは、情報をすべて一括でクラウド上に集約することで「バックアップ」さえきちんととっておけば「紙媒体」のように失くすリスクは少なくなります

ただ、データを「同期させる」ことを忘れないようにしましょう。「同期」を忘れるとその価値は「紙」と変わらなくなります。

そうすることで外出時の荷物(資料)の量を減らすことができます。だから身軽に移動することが可能です。実際、私はほぼ「iPad pro」と「アップルペンシル」だけで移動しています。

同じツールを使う

効率化したいなら「同じパソコン、同じマウス、同じキーボード」にこだわるのも良いと本書では紹介されています。なかなか会社勤めだと会社から与えられているものがあると思うのでまずは、「同じマウス」にこだわってみるのはどうでしょうか?

私のおススメは「LOGICOOL ワイヤレストラックボール M570t」です。この「トラックボール式」は「マウス本体を動かさず、カーソルをボールで操作します。このメリットは手首が腱鞘炎にならないということです。

さらに便利なのが、ふつうの「マウス」より「拡張ボタン」が2つ多く備わっています。1つは【Homeキー】、もう1つは【Endキー】の機能を果たしています。慣れるのに時間もかかりませんし、本当に疲れにくいです。

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【今回のポイント】

・出来るだけペーパーレスにこだわる!

・Googleを使って「スケジュール」や「メモ」を一元管理

・使うツールは同じものにこだわる

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