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《簡単》仕事は個人でなくチームで効率化をはかろう【すごい効率化⑧】

たかごん

どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

今回は、金川顕教 氏 著書「すごい効率化」を紹介しています。

本書は効率化を追求してきた金川顕教 氏が「最小の時間と労力で最大限の成果が14日間で出る」正しいやり方が紹介されています。

その各日の内容は下記の通りです。

コンテンツ
【1日目】 決まった場所と時間を作る
【2日目】 パソコン環境を徹底的に整える
【3日目】 操作・入力をほぼ自動化する
【4日目】 時間を断捨離する
【5日目】 CAPDでまず検証する
【6日目】 頭が良くなる「箇条書き記録法」
【7日目】 しないことリストを作る
【8日目】 自分だけではなくチームで効率化する
【9日目】 50%で見切り発車する
【10日目】 超効率・情報収集術
【11日目】 超効率・時間管理術
【12日目】 睡眠を極める
【13日目】 食事や運動にこだわる
【14日目】 コミュニケーションを極める

たかごん

それでは、〝【8日目】 自分だけではなくチームで効率化する〟にチャレンジしていきましょう。

【8日目】 自分だけではなくチームで効率化する

全体的な流れを考えて効率化する

ビジネスにおいて個人での仕事よりチームとしての仕事の方が一般的に多いと思います。そして、他人から仕事を依頼されるケースが出てくることがあり、皆さんは何を優先にしていますか?

そんな時は、基本的に他人から依頼された仕事から優先的にこなすべきだと思います。

もし他人から依頼された場合は、まずは、全体の流れを見て流れが止まるかどうか見極めて、もし仕事の流れが止まるくらいならそちらを優先するという思考が大切です。

例えば、5分、10分で終わるようなコピーなどの仕事は、いきなり振られた仕事であっても少し優先度が低くても、全体の仕事が早く終わるためにはすぐにやってしまうべきです。

ただ、仕事は誰かに任せることで効率化できることがあります。誰がやっても同じクオリティに差がほとんど出ないものはできるだけ人に任せるようにしましょう。

そして、任せた時はその進捗の確認は必ずしないといけません。その確認をする時にオススメなのが相手に対してオープンクエスチョンで聞くようにしましょう。

そのオープンクエスチョンとは、具体的に5W1H系で質問をすることです。

例えば「どこまで終わってる?」「いつ提出できる?」「どういうふうに書類作っている?ちょっと見せてみて」など、いつ、何が、どのようになっているのか、それを答えてもらうように質問するのです。

そうすることで具体的な進捗を相互に確認でき、具体的に指示が出せる為、進捗スピードが上がり効率化に繋がります。

コミュニケーション

さて、仕事を任せるとしても「理由がなく単純にやらされている仕事」と、「こういう理由があってあなたの今後の成長につながるからやってほしい」と言われる仕事では、相手との関係性が全く変わってきます。

ここで重要なのはコミュニケーションです。

特に職場のコミュニケーションが上手くいってない場合は、コミュニケーション量を増やすことで解決することが多いため、1週間でだれとどのくらい話したのか、実際に記録ををとると良い。つまり接触頻度を意図的に増やすのです。

もし、どうもこの人とは仲良くなれないな、合わないなという人がいても、コミュニケーションを良くしたい場合に最適な方法は、一緒に飲みに行く、ご飯を食べにいきましょう。別の飲めない人はランチを誘っても良いかもしれません。

ここでは、自ら行動を起こしてコミュニケーションを取りに行きましょう

メッセージを伝える

コミュニケーションを取ると言えば様々な方法があります今の時代はツールも情報量も昔に比べて爆発的に増加しているため、メッセージの力が相対的に弱くなっている印象があります

そこで、相手にメッセージを伝えるときは、メールで伝えて2回直接言うという方法をオススメします。遠方の方には電話で確認してもOKです。

そして、ミスなく動いてもらう秘訣は、相手にイメージしやすくしてもらえるように具体的な例を出して、なぜこれが必要かという根拠を説明しておくようにしましょう

最後にメッセージををきちんと伝えたい場合に最適な方法はやはり直接会って話すことです。ここは非効率的に見えるかもしれませんがミスなく確実に業務を遂行する為と考えれば効率的な行動と言えると思います。

【今回のポイント】
全体的な流れをみて優先順位を考えて、より良いコミュニケーションを意識して相手に分かりやすく伝えることで効率化につながる
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