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50%見切り発車で仕事が効率良くすすむ

50%見切り発車で仕事が効率良くすすむ

たかごん

どうも、いろいろなビジネス書を紹介している〝たかごん〟です。

今回は、金川顕教 氏 著書「すごい効率化」を紹介しています。

本書は効率化を追求してきた金川顕教 氏が「最小の時間と労力で最大限の成果が14日間で出る」正しいやり方が紹介されています。

その各日の内容は下記の通りです。

コンテンツ
【1日目】 決まった場所と時間を作る
【2日目】 パソコン環境を徹底的に整える
【3日目】 操作・入力をほぼ自動化する
【4日目】 時間を断捨離する
【5日目】 CAPDでまず検証する
【6日目】 頭が良くなる「箇条書き記録法」
【7日目】 しないことリストを作る
【8日目】 自分だけではなくチームで効率化する
【9日目】 50%で見切り発車する
【10日目】 超効率・情報収集術
【11日目】 超効率・時間管理術
【12日目】 睡眠を極める
【13日目】 食事や運動にこだわる
【14日目】 コミュニケーションを極める

たかごん

それでは、〝【9日目】 50%で見切り発車する〟にチャレンジしていきましょう。

【9日目】 50%で見切り発車する

「完璧主義」より「適当主義」

皆さん、仕事に対して完璧を初めから目指していませんか?完璧を求めるのは決して悪くはないです。むしろ成果が100%仕上がることが一番、喜ばしい結果と言えるでしょう。

しかし、初めから100%を意識するあまり取り掛かりが遅くなっている人が多いと感じます。金川氏は「考えるよりもまず動く」「とにかくすぐやる」と書いていますがまさにその通りです。

金川氏曰く、適当でも、まずはやってみる。そういう方向性にいかに持っていくかということが大事です。「適当」というと悪いイメージがしますが、良い意味での「適当」こそが、効率化やスピードアップの秘訣だと実感しているそうです。

50%見切り発車

たいていの人は最初に学んでから行動しがちですが、実は行動してから学ぶという順番の方が、圧倒的に結果が出るものです。まずはやってみて走りながら考えるという意識が仕事を確実に速くします。

しかし、50%での見切り発車にはポイントがあります。そのポイントとはそのまま突っ走らないで途中で軌道修正することです。50%まま突っ走ってしまうと結局50%の資料を提出することになります。

これでは、身も蓋もありません。絶対に「CAPD」を意識して軌道修正することをしてください。

軌道修正

軌道修正にもポイントがあります。8日目の「自分だけではなくチームを効率化する」で挙がっていましたが、全体像を最初に把握しておくことです。そのうえで、相手の承認を得てからスタートしましょう。

仕事は個人でなくチームで効率化をはかろう

例えば、資料作成においても最初に「こういうイメージで作ろうと思っていますが、よろしいでしょうか?」とある程度完成形のイメージを提案して確認しておきます。

それでOKであれば作成し始めて、作っている最中もできれば3回くらいは上司に確認してみましょう。そうすることで結果的に無駄になるよりは効率的です。

そうしておけば、もしミスしたときも挽回が早いですし、目的が共有されているのでより早く完成に近づくことができます

メール効率化

あと、作業と言えばメールの返信でしょうか。メールはとにかくすぐ返信しましょう。

その理由は、メールの返信は厳密に分けると5つくらいの工程があり、それを繰り返す時間と労力が非効率だからです。

【メールの5つの行程】
  1. メールが来たら、まず開く
  2. 開いたら内容を読む
  3. 返信内容を考える
  4. 実際に書く
  5. 送信する

上記の行程を速く返信する為にどうすれば良いか意識して、開いたら必ず返信しましょう。また、速攻で返信する為のもう1つの基本は10秒以内考えないということでです。

一度、振り返ってみてください。例えば、メールを返信しようとしたとき10秒以上考えてしまった場合、良い返答が出来ていますか?恐らく時間を掛けた割には出来ていないことの方が多いのではないでしょうか。

メールの返信というのは、そのときの判断材料で返すケースが多いと思うので、シンプルにスピーディーに返信しましょう

また、メール作成においては、ほぼ同様の文言を使用する為、単語登録も非常に効果的です。こちらの記事も読んでみてください。

《3章》単語登録をフルに使って入力時間を短縮
【今回のポイント】
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